Rapat tersebut berlangsung di Ruang Paripurna Gedung DPRD Kota Medan pada Selasa, 1 September 2026. Sebelum keputusan gubernur dibacakan, Ketua DPRD Kota Medan Wong Chun Sen terlebih dahulu membuka rapat dan menyatakan forum tersebut resmi dibuka serta terbuka untuk umum.
Keputusan Gubernur Sumatera Utara yang dibacakan dalam rapat tersebut tidak berdiri sendiri. Dalam bagian pertimbangannya, terdapat sejumlah dokumen yang menjadi dasar dan bahan pertimbangan pemerintah provinsi dalam menetapkan pergantian pimpinan DPRD Kota Medan.
Salah satu dokumen yang diperhatikan adalah Surat Wali Kota Medan Nomor 800.1.3.3/4439 tanggal 18 Mei 2026 mengenai penyampaian usulan pemberhentian Wakil Ketua DPRD Kota Medan serta penetapan calon pengganti Wakil Ketua DPRD Kota Medan dari Fraksi Partai Keadilan Sejahtera untuk sisa masa jabatan 2024-2029.
Selain itu, terdapat Surat Ketua DPRD Kota Medan Nomor 400.14.1.1/7573 tanggal 5 Mei 2026 yang berisi usulan peresmian pemberhentian Wakil Ketua DPRD Kota Medan dan pengangkatan calon pengganti Wakil Ketua DPRD Kota Medan dari Fraksi Partai Keadilan Sejahtera untuk sisa masa jabatan 2024-2029.
